Arbeiten im Workspace als Web-Beauftragte

Schritt 1: Melden Sie sich im Backend an und gehen Sie in Ihre spezifische Arbeitsumgebung Workspace, indem Sie auf das Symbol in der Kopfleiste gehen und die Arbeitsumgebung auswählen.

Hinweis: Neben dem Workspace für Web-Beauftragte gibt es noch einen Workspace für die Übersetzung der Seiten, auf den die Web-Beauftragten der Stabstelle Öffentlichkeitsarbeit Zugriff haben.

Schritt 2: Sie gehen über das Modul Web / Liste und bearbeiten wie gewohnt Seiten und Seiteninhalte. Seiten, die bisher nur in der Arbeitsumgebung existieren und noch nicht live sind, erkennen Sie an der farbigen Markierung.

Schritt 3: Nach der Bearbeitung der Inhalte erhalten Sie eine Vorschau der Seite, indem Sie Speichern und Anzeigen auswählen.

Tipp: Es dauert ein paar Sekunden, bis sich das Fenster für die Vorschau auf die Frontend- Anzeige aufgebaut hat, bitte haben Sie etwas Geduld.

Dies ist die Ansicht im Reiter Visuelle Vorschau (Visual preview). Oben befindet sich ein Regler (Slider), den Sie mit der Maus nach links und rechts bewegen können. Sie wechseln damit zwischen der Ansicht Live (d. h. so wie die Seite gerade für die Welt sichtbar ist) und der Ansicht Arbeitsumgebung (Workspace) (d. h. so wie die Seite im Frontend nach Ihrer Bearbeitung und erfolgter Live-Schaltung erscheinen würde).

Tipp: Schließen Sie den Browser-Tab oder das Fenster, wenn Sie wieder in das Backend zurückkehren möchten.

Schritt 4: Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, leiten Sie die Seite an die nächste Stelle weiter. Für die formale Prüfung ist das die Zentralredaktion der Webseite der SUB Göttingen.

Wählen Sie in der linken Modulleiste Web / Arbeitsumgebungen (Workspaces) aus:

Schritt 5: Auf der Arbeitsfläche werden die im Workspace bearbeiteten Seiten und Seiteninhalte aufgelistet.

Sie setzen Haken bei den Elementen, die Sie zur Bearbeitung und Prüfung an die nächste Stelle senden möchten.

Im unteren Bereich der Arbeitsfläche gibt es ein Menü, das Sie nach oben aufklappen können und Ihnen die Möglichkeit der Weiterleitung An Stufe senden „Formaler Check durch ZR“ (Send to stage „Formaler Check durch ZR“) bietet.

Schritt 6: Es öffnet sich ein Fenster An Stufe senden „Formaler Check durch ZR“ (Send to stage „Formaler Check durch ZR“). Wenn Sie das Fenster mit ok schließen, erhält die nächste Stelle eine Nachricht per E-Mail darüber, dass Sie Inhalte verändert haben. Die E-Mail-Adresse ist bereits im System hinterlegt, auch der Text der E-Mail ist voreingestellt. Sie haben aber die Möglichkeit, weitere E-Mail-Adressen anzugeben und Sie können den Text bei Bedarf ergänzen und kommentieren.

Die nächste Stelle erhält daraufhin eine E-Mail mit dem Hinweis auf welchen Seiten Sie etwas verändert haben und muss dann tätig werden.

Schritt 7: Gehen Sie im Seitenbaum unterhalb des ersten Punktes „www SUB Göttingen“ auf die zweithöchste Ebene (die „Weltkugel“ SUB Göttingen). Sie erkennen in der Übersicht, in welchem Stadium sich die Seiten befinden:

Da sämtliche Web-Beauftragten in einem Workspace arbeiten, sehen sie in dieser Übersicht auch die Veränderungen aller Web-Beauftragten. Dies kann bei vielen Veränderungen eine lange Liste erzeugen.

Das Arbeiten in einem Workspace erscheint jedoch sinnvoll, da so für alle zu erkennen ist, an welchen Bereichen gearbeitet wird, also auch die, die noch nicht auf der Live-Seite erscheinen.

Aktuelle Stufe:
Bearbeiten (Editing): Das Element befindet sich noch in Bearbeitung beim Web-Beauftragten. Das kann auch der Fall sein, wenn ein Element bereits an die nächste Stufe (z. B. Zentralredaktion) weitergeleitet worden war, dort aber festgestellt wurde, dass die Seite noch korrigiert werden sollte. Dann gibt die Zentralredaktion das Element zur erneuten Überarbeitung wieder in den Workspace der Erstellerin oder des Erstellers zurück. Formaler Check durch ZR: Die Texte sind durch die Web-Beauftragten zur Prüfung an die ZR weitergeleitet worden.

Hinweis: Sendet die ZR ein Element an die Erstellerin oder den Ersteller zurück, so versendet das TYPO3-System eine automatische Mail mit Hinweisen zur Korrektur. Das Element steht im Arbeitsbereich unter der Aktuellen Stufe „Bearbeiten“ wieder zur Verfügung und wartet auf Ihre erneute Korrektur.
Bitte prüfen Sie auch, ob diese automatischen System-Nachrichten nicht versehentlich in Ihrem Spam-Ordner landen.

Hat die ZR Ihren Text veröffentlicht, so bekommen Sie keine weitere Nachricht und das Element befindet sich nicht mehr in der Arbeitsumgebung (Workspace). Es ist jetzt auf der SUB-Website sichtbar.